KẾ HOẠCH
GẶP MẶT KỶ NIỆM  35 NĂM  RA TRƯỜNG
CỦA CỰU HỌC SINH TRƯỜNG NÔNG LÂM SÚC HUẾ - KHÓA II LÂM NGHIỆP ( 1979 -2014)

Sau khi nhận được thông tin góp ý của nhóm bạn hữu Tây Nguyên và một số bạn hữu khác, ngày 03/2/2014 tức là ngày 04 tết Giáp Ngọ, tại Nhà hàng Trúc Xanh, lúc 15h00, Ban Liên lạc đã báo cáo đề cương gặp mặt  35 năm ra trường của khóa II Lâm nghiệp cho 28 thành viên tham dự và được đại đa số tán thành các nội dung cơ bản nhất. Sau khi tiếp thu ý kiến của các thành viên, Ban Liên lạc xây dựng Kế hoạch gặp mặt kỷ niệm 35 năm ra trường. Toàn bộ nội dung  như sau:

1. Chủ đề: 35 năm – Một chặng đường – Một tình bạn thủy chung.
Maket trang trí ghi nhận đầy đủ chủ đề trên; có thể biểu tượng hình vuông trong hình tròn hoặc ngược lại. Thiết kế hình ảnh chìm l biểu tượng rừng ( có cây đại thụ và cầm thú). Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Hữu Thuấn; hỗ trợ: Trần Hữu Đãi. Thông tin cho Ban Tổ chức maket cụ thể trước ngày 30/3 để thống nhất.

2. Mục tiêu gặp mặt
- Ôn lại truyền thống của khóa II lâm nghiệp sau 35 năm; gặp gỡ quý thầy cô giáo đã từng dạy dỗ và bạn bè sau 35 năm “ lăn lộn” với cuộc sống ở trong và ngoài nước ( nếu có thể).
- Thắt chặt hơn nữa mối liên hệ bạn bè, thầy trò thông qua chia sẻ và trao đổi thông tin tại buổi gặp mặt và thiết lập “ đường dây” thông tin của nhau.
- Các cơ hội hợp tác với nhau có thể đặt ra để hỗ trợ nhau trong công việc và cuộc sống.       

3. Yêu cầu gặp mặt
- Nội dung và chương trình phải thiết thực, xác đáng. Các bài trình bày tại buổi gặp mặt  phải trao đổi rất cụ thể với những thầy cô hoặc bạn hữu để chuẩn bị chu đáo về chủ đề và nội dung.
- Hình thức và hậu cần phải nhẹ nhàng, đơn giản, tiết kiệm nhưng phải ghi nhận được những hình ảnh của tất cả mọi người có mặt tại buổi gặp mặt bằng máy ảnh và camera; không khí phải ấm cúng, gần gũi, thân thiện.
- Phải cố gắng với những nỗ lực cao nhất để mời tất cả các bạn hữu và thầy cô giáo đã từng dạy dỗ chúng ta.

4. Thành lập Ban Tổ chức buổi gặp mặt và phân công trách nhiệm
Để buổi gặp mặt được chuẩn bị chu đáo và đáp ứng mục đích và yêu cầu nói trên, thống nhất thành lập Ban Tổ chức buổi gặp mặt. Nhiệm vụ của Ban Tổ chức là tham mưu cho Ban Liên lạc xây dựng Kế hoạch chi tiết từng nội dung cụ thể và thực hiện đúng, đầy đủ, kịp thời kế hoạch tổ chức buổi gặp mặt kỷ niệm 35 năm  ra trường của  cựu học sinh trường Nông lâm Súc Huế - Khóa 2 Lâm nghiệp. Ban Tổ chức buổi gặp mặt gồm tất cả các thành viên của Ban Liên lạc hiện nay và một số thành viên của nhiệm kỳ trước để thừa kế kinh nghiệm; mời thêm một số bạn có điều kiện  tham gia Ban Tổ chức.
Ban Tổ chức gồm:
- Võ Văn Dự: Trưởng Ban
- Lê Văn Minh: Phó Ban phụ trách văn nghệ, kỷ yếu và hình ảnh
- Trần Hữu Đãi: Phó Ban phụ trách tài chính
- Hoàng Phụng : Phó Ban phụ trách Lễ tân
- Nguyễn Hữu Thuấn: phó Ban phụ trách hậu cần
- Các thành viên gồm:
+ Trần Quốc Thức
+ Lê Minh Tính
+ Lê Đình Thà
+ Hồ Đình Thuấn
+ Trương Công Đông
+ Trịnh Ngọc Thuận
Ban Tổ chức sẽ thành lập 5 tiểu ban (TB) như sau: 
* TB Nội dung (lo việc chuẩn bị các phát biểu, trang web,  chương trình gặp mặt, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, tặng hoa …) do Võ Văn Dự chủ trì và Lê Đình Thà, Trịnh Ngọc Thuận.
* TB Văn nghệ - Kỷ yếu và Hình ảnh ( lo việc chuẩn bị văn nghệ, chụp ảnh, quay phim, xây dựng kỷ yếu,) do Lê Văn Minh chịu trách nhiệm chính và Trần Quốc Thức.
* TB Tiếp tân(lo việc đón, tiễn khách) do Hoàng Phụng chủ trì và Lê Minh Tính, Trương Công Đông.
* TB Hậu cần và khánh tiết( lo việc tiệc mừng, trang trí, âm thanh, ánh sáng, hoa tặng thầy cô) do Nguyễn Hữu Thuấn chủ trì và các nhân viên của nhà hàng.
* TB Tài chính(lo việc huy động kinh phí, thanh toán, quyết toán) do Trần Hữu Đãi chủ trì và Hồ Đình Thuấn. TB này sẽ hỗ trợ cho TB hậu cần trong quá trình tổ chức thực hiện.
Về quản lý, để tiện theo dõi và phối hợp phân thành 2 nhóm nội dung và hậu cần
-  Về Nội dung (bao gồm 2 TB Nội dung; Văn nghệ - Kỷ yếu và Hình ảnh): Những người chịu trách nhiệm gồm: Võ Văn Dự (chịu trách nhiệm chính), Lê Văn Minh, Lê Đình Thà,  Trịnh Ngọc Thuận và Trần Quốc Thức.
- Về Hậu cần ( bao gồm 3 TB Tiếp tân, Hậu cần và Khánh tiết, Tài chính): Những người chịu trách nhiệm gồm: Trần Hữu Đãi (chịu trách nhiệm chính), Hoàng Phụng,  Hồ Đình Thuấn, Nguyễn Hữu Thuấn, Lê Minh Tính, Trương Công Đông.
Việc phân công các thành viên trong từng TB để đảm nhận nhiệm vụ chính. Tuy nhiên do có nhiều việc ở từng TB lại liên quan đến TB khác hoặc thành viên ở TB khác có kinh nghiệm, có điều kiện, nên có thể phân công thành viên ở TB này hỗ trợ cho TB khác.

5. Nội dung, chương trình chính gặp mặt và phân công trách nhiệm  
- Chuẩn bị giấy mời( kèm theo chương trình): Giấy mời có hình ảnh chìm về rừng( cũng như ở maket). Giấy mời về hình thức phải đẹp; về nội dung phải thể hiện chương trình gặp mặt, có lưu ý đăng ký đến dự; người chịu trách nhiệm chính: Lê Đình Thà. Thông tin cho Ban Tổ chức  nội dung, hình thức giấy mời và danh sách mời trước ngày 15/3/2014 để thống nhất, sau đó anh Thà có trách nhiệm in ấn và gửi mời trước ngày 30/3/2014( trước khi gửi giấy mời, anh Thà chủ động báo tin ( email hoặc điện thoại kế hoạch này cho các nhóm ở xa biết).
- Dẫn chương trình gặp mặt: Thông qua chương trình, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu và mời tặng hoa cho từng thầy cô giáo đã từng dạy dỗ chúng ta ( khoảng 15’); người chịu trách nhiệm: Lê Minh Tính.
- 1 phát biểu chung của Ban liên lạc khóa II với chủ đề : Nhìn lại chặng đường 35 năm qua – Một tấm lòng bè bạn (khoảng 20’); người chịu trách nhiệm: Võ Văn Dự
- 3 phát biểu giới thiệu về hoạt động và cảm tưởng của nhóm bạn hữu Quảng Nam – Đà Nẵng; nhóm bạn hữu Tây Nguyên; nhóm bạn hữu Miền Nam. Các nhóm có thể giới thiệu thông qua đĩa VCD, DVD ( khoảng 30’); người chịu trách nhiệm liên lạc: Võ Văn Dự và Lê Văn Minh
- Mời ít nhất 3 thầy cô phát biểu hồi ức về khóa II lâm nghiệp( khoảng 30’);người chịu trách nhiệm liên lạc: Võ Văn Dự và Lê Văn Minh ( Cố gắng có nhiều thầy cô viết bài cảm tưởng càng tốt để đưa vào kỷ yếu)
- Mời ít nhất  3 bạn hữu ( gồm nhiều  môi trường làm việc khác nhau) phát biểu cảm tưởng và giới thiệu về  mình  hoặc  đưa ra cơ hội hợp tác.( khoảng 30’); người chịu trách nhiệm: Võ Văn Dự, Lê Văn Minh  và Lê Đình Thà ( Cố gắng có nhiều bạn viết bài cảm tưởng càng tốt để đưa vào kỷ yếu).
- Giới thiệu Quy chế  thành lập Quỹ tương trợ Khóa II Lâm Nghiệp Huế ( khoảng 10 ‘) ; người chịu trách nhiệm: Trần Hữu Đãi.
- Đề xuất củng cố và bổ sung thành viên Ban Liên lạc đại diện cho các vùng miền( khoảng 5’); người chịu trách nhiệm : Võ Văn Dự
- Xen kẽ các nội dung trên là các hoạt động văn nghệ nội bộ có sự chuẩn bị trước và từ sự hứng khởi của mọi người tham gia buổi gặp mặt( khoảng 45’)

6. Quy mô, sản phẩm của buổi gặp mặt và phân công trách nhiệm        
Quy mô tổ chức gặp mặt là nói về thành phần tham dự; nội dung chương trình; sản phẩm giới thiệu và tặng trong buổi gặp mặt. Dự kiến tổ chức với quy mô tương đương kỷ niệm 30 năm; kế thừa kinh nghiệm lần trước có bổ sung và điều chỉnh  cho phù hợp với điều kiện thực tế.
6.1. Quy mô
- Thành phần buổi gặp mặt mời tất cả vợ chồng các bạn khóa II Lâm nghiệp; mời  tất cả quý thầy và cô từng dạy dỗ  khóa II Lâm nghiệp; mời một số đại biểu có liên quan đến khóa II Lâm nghiệp như các đại biểu đại diện cho các Hội Nông Lâm Súc Huế, Đà Nẵng, Tây Nguyên,  thành phố Hồ Chí Minh và Nam bộ; Khóa I Lâm nghiệp, Khoa Lâm nghiệp- Đại học Nông Lâm Huế, Chi cục Lâm nghiệp TTH, Chi cục Kiểm lâm, Câu lạc bộ Lâm nghiệp, Hội Khoa học kỹ thuật lâm nghiệp. Dự kiến có khoảng 120 -150 đại biểu; người chịu trách nhiệm chính: Lê Đình Thà.
- Về nội dung, chương trình như đã trình bày trên nhưng người được phân công có trách nhiệm làm việc cụ thể với những đại biểu sẽ phát biểu tại buổi gặp mặt để chuẩn bị nội dung chu đáo, ấn tượng; các đại biểu có thể trình bày, giới thiệu thông qua DVD, VCD.
Chương trình văn nghệ cũng sẽ được đặt vấn đề chuẩn  bị trước bảo đảm tính chu đáo, tuy nhiên, không vì vậy mà ảnh hưởng đến tính hứng khởi tại chỗ; người chịu trách nhiệm: Lê Văn Minh.
6.2. Về sản phẩm
- Bổ sung và hoàn thiện kỷ yếu khóa II Lâm nghiệp. Những bạn không có điều kiện cung cấp thông tin qua email hoặc hình thức khác thì Ban Liên lạc cố gắng đến nhà riêng ( ở Thừa Thiên Huế) để ghi nhận thông tin; trường hợp những bạn ở xa thì nhờ Ban Liên lạc Khóa II ở đó ghi nhận thông tin và chuyển qua email hay bưu điện; người chịu trách nhiệm chính Lê Văn Minh, phối hợp hỗ trợ Lê Đình Thà, Trần Quốc Thức. Cố gắng thu thập thông tin tương đối đầy đủ để có thể in ấn và phát hành trong ngày gặp mặt.
- Thiết lập trang Web “ Khóa II Lâm nghiệp – Cựu học sinh trường Nông Lâm súc Huế ( 1976 -1979). Đề cương thiết kế trang web về nội dung và giao diện sẽ được chuyển qua email cho các bạn tham gia ý kiến trước khi công bố chính thức trên internet. Trang web sẽ do Ban Liên lạc đăng ký và chịu trách nhiệm quản trị. Để thuận tiện cho tất cả các bạn muốn chuyển tải thông tin về cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp hay của chính cá nhân mình, một địa chỉ email của khóa II lâm nghiệp sẽ được thiết lập để chuyển tải tin, bài, hình ảnh, tên địa chỉ email là: [email protected] ; người chịu trách nhiệm: Võ Văn Dự
- Lưu niệm: Quà tặng là đĩa  có in dòng chữ “ kỷ niệm 35 năm ra trường( 1979 -2014) – Cựu học sinh trường Nông Lâm Súc Huế *Khóa II lâm nghiệp* theo hình vòng tròn”, ở giữa là lô gô của khóa ; người chịu trách nhiệm: Trần Hữu Đãi.
- Lập Quỹ tương trợ Khóa II Lâm nghiệp Huế:  Từ Quỹ hoạt động do anh em đóng góp hàng năm để chi khi gặp mặt, thăm viếng bạn bè khi ốm đau, tại nạn, tứ thân phụ mẫu qua đời, và những hoạt động  của Ban Liên lạc ( chủ yếu là mừng các dịp gặp mặt của các nhóm bằng hữu nông lâm súc), nay thống nhất nâng lên thành Quỹ tương trợ. Dự kiến tên của Quỹ là: Quỹ tấm lòng bè bạn. Quỹ này không chỉ phục vụ cho các hoạt động trên mà còn giúp đỡ bạn bè gặp hoàn cảnh ngặt nghèo, đặc biệt khó khăn. Để có thể bảo đảm Quỹ hoạt động tốt, cần thiết nâng mức đóng góp hàng năm tối thiểu 500 ngàn đồng/ người/ năm và hạn chế các khoản chi tiêu vào liên hoan. Tại buổi gặp mặt sẽ công bố Quy chế quản lý và sử dụng Quỹ tương trợ Khóa II Lâm nghiệp Huế sau khi đã tranh thủ ý kiến của các thành viên . Trước đó, dự thảo Quy chế sẽ được gửi cho tất cả các bạn để lấy ý kiến và hoàn thiện. Người chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung: Võ Văn Dự; giới thiệu tại buổi gặp gỡ: Trần Hữu Đãi.

7. Địa điểm và thời điểm tổ chức
7.1. Địa điểm: Nhà hàng Trúc Xanh, số 8 Nguyễn Phúc Nguyên, Huế ( đường Nguyễn Hoàng nối dài). Địa điểm này nằm bên bờ sông Hương vừa là Khách sạn thuận lợi cho những người ở xa có thể lưu trú. Đây là cơ sở kinh doanh của bạn Nguyễn Hữu Thuấn nên rất tiện cho buổi gặp mặt.
7.2. Ngày tổ chức
Ngày 2 tháng 5 năm 2014( thứ sáu). Hạn chế là thời gian chuẩn bị gấp rút, đòi hỏi các thành viên Ban Tổ chức phải rất nỗ lực và sắp xếp kế hoạch khoa học, hợp lý, cụ thể mới bảo đảm lo cho buổi gặp mặt chu đáo.

8. Dự trù kinh phí
Kinh phí cho buổi gặp mặt huy động sự đóng góp của tất cả các bạn trong khóa, tùy vào lòng hảo tâm, tự nguyện và khả năng của từng người cụ thể.
8.1. Về dự thu
Căn cứ vào kinh nghiệm huy động quỹ và từ tổ chức kỷ niệm 30 năm, với năng lực, tâm huyết và uy tín của những bạn được phân công phụ trách TB Tài chính, dự kiến khả năng huy động như sau:
- 40 bạn đóng góp  500.000đ/ người = 20.000.000 đồng
- 30 bạn đóng góp 1.000.000đ/ người = 30.000.000 đồng
- Các bạn có điều kiện đóng góp thêm = 20.000.000 đồng
- Quỹ = 10.000.000 đồng
Tổng huy động khoảng 80.000.000 đồng
Chịu trách nhiệm: Trần Hữu Đãi (chủ trì) và Hồ Đình Thuấn. Thông tin cho Ban Tổ chức biết kết quả sơ bộ trước ngày 30/3/2014 để tiện điều chỉnh Kế hoạch cho phù hợp khả năng tài chính
(Ghi chú: Những bạn có hoàn cảnh khó khăn thì không nhất thiết phải đóng góp và Ban Liên lạc có trách nhiệm động viên các bạn đó đến dự đầy đủ)
8.2. Về dự chi
Dự kiến tổng kinh phí là 80 triệu đồng, chi cho những khoản như sau:
-    Liên hoan gặp mặt: 150 x 200.000 = 30.000.000đ  (Bao gồm hội trường, ban nhạc, hoa)
-    Kỷ yếu: 140 cuốn x 170.000 = 23.800.000đ
-    Thiết kế và vận hành trang web = 5.000.000đ
-    Đĩa lưu niệm: 140 đĩa x 60.000 =  8.400.000           
-    Các chi phí khác = 12.800.000đ (bao gồm đĩa DVD, ảnh, lô gô, hỗ trợ đi lại và dự phòng ...).

9. Thông tin liên lạc
Do thời gian gấp rút, mỗi thành viên trong Ban Tổ chức bận nhiều công việc khác nhau, nên việc trao đổi , hội ý để thống nhất từng nội dung, ý tưởng, giải pháp cụ thể sẽ sử dụng phương tiện Email và/ hoặc điện thoại( tùy từng trường hợp cụ thể). Đề nghị các Trưởng tiểu ban, các thành viên trong Ban Tổ chức hết sức nỗ lực vì công việc chung bảo đảm hoàn thành công tác chuẩn bị  để tổ chức tốt buổi gặp mặt đạt mục đích, yêu cầu đề ra và đúng thời gian quy định./.

TM/ BAN LIÊN LẠC KHÓA II LÂM NGHIỆP HUẾ
TRƯỞNG BAN